PMBOK summary 10 / 프로젝트 의사소통관리

프로젝트 관리자는 대부분의 시간을(80~90%) 의사소통 하는데 사용한다고 한다

10.1 에서 계획을 세우고

10.2 에서 보고서 작성과 그 행위를 설명하고

10.3 에서는 보고를 잘 하는지, 보고서를 잘 내는지 감시하는 프로세스라고 생각하면 됨

 

 

10. Project Communications Management

 

효과적인 의사소통 전략 개발 + 의사소통 전략 실행에 필요한 활동 수행

 

# 의사소통의 5C

 - Correct : grammar & spelling / 정확한 문법과 철자

 - Concise : expression & elimination of excess words / 간결한 표현, 과도한 문구 제거

 - Clear : purpose & expression directed to the needs of the reader / 명확한 의도와 표현

 - Coherent : logical flow of ideas / 논리 정연한 아이디어의 흐름

 - Controlling : flow of words & ideas / 문구와 아이디어의 흐름 제어

 

# 의사소통관리의 새로운 실무사례

 - 프로젝트 검토의 이해관계자 적극 참여

 - 프로젝트 회의에 이해관계자 적극 참여

 - 소셜 컴퓨팅 활용도 증가

 - 다방면의 의사소통방식 사용

→ 이해관계자 중심의 사고와 효과적인 이해관계자 참여 중시

 

10.1

# 의사소통 방법 3가지

①전달식(push)	②대화식(interactive)	③유인식(pull)
- 편지, 메모, 보고서, 이메일, 팩스, 보도자료 등 - 특정 수신자에게 전달 - 정보는 배포되지만, 수신자들에게 실제 도달 되었는지, 이해는 했는지 불분명	- 미팅, 전화, 화상회의, 인스턴트 메시지, 소셜미디어 등 - 실시간으로 여러방향으로 정보 교환	- 인트라넷 사이트, 온라인 학습, 교훈DB, 지식저장소 등 - 수신자들의 재량으로 접근 - 대용량 or 대규모 수신자그룹에 사용

 

# 의사소통의 종류

- 공식	- 문서: 프로젝트 계획서, 프로젝트 헌장, 계약 서류, 프로젝트 성과 보고서
	- 구두: 착수, 종료회의, 중간보고회 등
- 비공식	- 문서: 메모, 이메일
	- 구두: 회의, 일상적 대화 등

 

 

# 의사소통 채널 수 계산방법

: n(n-1)/2

→ 의사소통의 복잡성 고려(의사소통 요구사항 분석)

 

# 의사소통 기술 선택 시 고려사항

: 의사소통 기술 선택에 영향을 미치는 요소들

 - 정보요구의 긴급성: 긴급한 지 아닌지, 빈도는 어떤지

 - 기술의 가용성: 프로젝트 마무리까지 해당 기술이 활용가능한지

 - 사용의 편의성: 사용에 교육이 필요한 지 아닌지

 - 정보의 민감도: 민감한 정보·비밀을 요하는 정보인지

 

# 의사소통 관리 계획서에 포함되는 내용

 - 이해관계자의 의사소통 요구사항

 - 필요한 정보의 배포 및 대응빈도·주기

 - 전달할 정보(언어, 형식, 내용, 상세수준 등)

 - 정보 배포 사유

 - 정보전달 책임 담당자

 - 기밀정보 공개 승인 담당자

 - 정보를 수신할 개인 or 그룹

 - 정보전달 방밥

 - 의사소통 활동에 할당된 자원(시간 및 예산)

 - 에스컬레이션 프로세스

 - 의사소통관리계획서 갱신 및 개정방법

 - 일반용어 정리집

 - 의사소통 제약사항(법규, 규제)

 - 정보 흐름도

 - 템플릿

 - 관리SW

 

10.2

# 작업성과보고서(WPR)

: 4.5 (프로세스 작업 감시 및 통제) 의 output

: WPR에 포함되는 내용

 - 획득가치 그래프 및 정보

 - 추세선 및 예측치

 - 예비 번다운 차트

 - 결함 히스토그램

 - 계약 이행 정보 및 리스크 요약

: WPR의 예

 - 현황보고서(Status Report)

 - 진행상황보고서(Progress Report)

 

# 프로젝트 보고(Project Reporting)

: 프로젝트 정보를 수집하여 배포하는 활동

: 프로젝트 정보는 많은 이해관계자 그룹에 배포되며 이해관계자 그룹에 배포되며 이해관계자 유형별로 적절한 수준, 형식 및 세부사항으로 제공할 수 있도록 다듬어져야 함

: 단순한 전달에서 더 정교한 맞춤형 보고서 및 프레젠테이션에 이르기까지 다양한 형식이 있음

 

10.3

# 의사소통 감시 방법

: 고객만족 조사, 교훈 수집, 팀 관찰, 이슈기록부 자료 검토, 이해관계자 참여 평가, 매트릭스 변경사항 평가