PMBOK summary 12 / 프로젝트 조달관리

 

 

12. Project Procurement Management

 

12.1 조달관리 계획수립 / 조달 결정 사항 문서화, 조달방식 규정, 잠재 판매자 식별 (아래 단계의 ①~④)

12.2 조달 수행 / 판매자 모집, 선정, 계약 체결 (아래 단계의 ⑤~⑪)

12.3 조달 통제 / 조달관계 관리, 계약 이행, 변경 시정, 계약 수행 및 종결 관리

 

 

# 조달관리 진행 단계

①조달작업기술서(SOW), 위임사항(TOR) 작성 → ②예산책정에 필요한 상위수준 비용 산정치 추산 → ③입찰기회 공지 → ④적격 판매자의 최종 후보업체 목록 식별 → ⑤입찰서(RFP) 작성 및 발행 → (입찰자 회의) → ⑥공급자의 제안서 제출 → ⑦제안서의 품질 및 기술적 평가 실시 → ⑧제안서의 비용평가 실시 → ⑨낙찰제안서 선정을 위한 최종품질 및 비용종합평가 준비 → ⑩구매자와 판매자 간 협상 완료 → ⑪계약서 서명!

 

# 사전심사 통과 판매자 목록(prequalified seller list)

: 이전에 자격이 검증(승인)된 유력 판매자 목록

: 부실한 성과를 근거로 실격되어 목록에서 제외되는 판매자가 발생할 수 있기 때문에 조달 통제 프로세스 결과에 따라 판매자 목록 업데이트

 

12.1

#계약 유형

 - 고정가 계약: 요구사항이 잘 정의되거나 범위의 주요 변경이 없는 경우. 구매자는 조달 대상을 정확히 규정해야 함

 - 원가정산 계약: 완료한 작업에 발생되는 모든 합법적 실제원가 + 판매자수익. 착수 단계에 작업 범위를 명확히 정의할 수 없거나, 계약 이행에 고도의 리스크가 수반될 가능성이 있을 때 적용

① 고정가 계약     (Fixed Price Contract)	FFP; Firm Fixed Price (확정 고정가 계약)	- 가장 일반적인 계약 유형이며, 착수단계에서 가격 설정 - 계약 가격이 유지되기 때문에 작업 범위의 변경 불가   (∴ 구매 조직이 선호, 공급자 입장에서는 원가 추정에 가장 유의해야 함) - 성과 미달로 인한 원가 상승은 판매자 책임
	FPIF; Fixed Price Incentive Fee (성과급 가산 고정가 계약)	- 확정가격+성과급(유연성 존재) - 성과급은 판매자의 원가·일정·기술적 성과와 관련 - 가격상한이 설정되며, 이 상한선을 넘는 원가는 판매자 책임
	FP-EPA; Fixed Price with Economic Price Adjustment (가격조정 조건부 고정가계약)	- 장기간의 관계구축에 바람직 - 고정가 계약이지만 상황 변화에 따라 최종 조정을 허용하는 특별 조항 추가 - 통제 외적 조건으로부터 쌍방 보호
② 원가정산 계약     (Cost-Reimbursable Contract)	CPFF; Cost Plus Fixed Fee (고정수수료 가산 원가계약)	- Actual Cost + Fixed Fee(Profit) - Fixed Fee는 판매자의 성과에 따라 변하지 않음 - 계약작업 수행에 허용되는 모든 비용과 초기 산정된 프로젝트 원가의 백분율로 계산된 고정 수수료 지불
	CPIF; Cost Plus Incentive Fee (성과급 가산 원가계약)	- Actual Cost + Inventive - 성과 목표를 달성한 경우에 대해 사전 정의된 성과급 지급 - 수요자 입장에서는 가장 높은 위험부담
	CPAF; Cost Plus Award Fee (보상금 가산 원가계약)	- Actual Cost + Award Fee - Award Fee는 구매자가 주관적으로 판단하는 판매자 성과를 기초로, 구매자의 기준을 충족시켰을 때 지불 - 기본적으로는 원가정산이지만 Award Fee는 사전 협상한 원가부담 공식으로 분담
③ 시간자재 계약	T&M; Time and Material (시간자재 계약)	- 원가정산계약 + 고정가계약의 혼합 형태

 

# 제작-구매 분석(Make or Buy Analysis)

: 내부에서 조작할 지, 조달할 것인지 결정하기 위한 기법

 - 조직 내부에 역량이 있더라도 이미 다른 프로젝트를 진행하고 있다면 일정 준수를 위해 외부 조직에서 조달할 수도 있음

 - 예산 제약사항이 제작-구매 결정에 영향을 미칠 수도 있음

 - 일단 구매결정이 내려지면, 구매할 것인지 리스할 것인지에 대한 후속 결정 진행

: 직접비와 간접지원비를 포함한 모든 원가를 분석해야 함(제품구매비용+구매프로세스 및 자원에 드는 간접비용 등)

: 분석에 활용되는 기법들 - ROI, PP, IRR, NPV, BCA 등

: 분석에 고려할 요소들 - 조직 자원 할당 현황, 구매자 또는 판매자의 스킬·역량, 특정 전문지식의 필요성, 정규직 의무사항 등

 

 

# 공급자 선정 방식

 - 최저 원가(least cost): 표준화된, 혹은 잘 수립된 관행 또는 표준이 존재할 때 적합

 - 적격선망심사(qualifications only): 조달의 가치가 상대적으로 작을 때(선정 프로세스에 시간과 비용을 들이는 것이 타당하지 않은 경우), 구매자는 신용도·자격·경험·전문지식·레퍼런스를 통해

 - 품질기준/최고점 기술제안서(quality-based/highest technical proposal sale): 기술 및 원가 세부사항이 포함된 제안서를 제출받고, 기술제안이 통과되는 경우 계약 협상을 진행. 가장 높은 기술점수를 받은 공급자와

 - 품질/원가 기준(quality/cost-based): 공급자 선정 프로세스에서 비용을 추가로 고려하여 포함하는 방법. 보통 프로젝트에서 리스크와 불확실성이 큰 경우

 - 단일공급자(sole source): 한 공급자에게 기술 및 재무제안서를 받고 협상 (=수의계약)

 - 고정예산(fixed budget): RFP에 확정예산을 표시하고 해당 예산 내에서 제출 된 최고등급 기술제안서를 선택. SOW가 구체적으로 정의된 경우. 변경사항이

 

 

# 조달관리 계획서

: 조달 문서 개발부터 계약 종결에 이르기까지 조달 프로세스를 관리하는 방법 기술

: 포함항목

 - 프로젝트 일정개발 및 통제 프로세스 등과 구매조달의 통합방법

 - 핵심 조달 활동 일정표

 - 계약 관리에 사용되는 조달 지표(metrics)

 - 조달관련 이해관계자들의 역할 및 책임

 - 조달에 영향을 주는 가정 및 제약요인

 - 관할 사법권과 금액 지불 통화

 - 독립 산정치 사용여부와 평가기준으로서 필요한지 여부

 - 리스크 관리 이슈 (리스크를 완화시기키 위해 계약이행 보증금, 보험 계약에 대한 요구사항 파악 등)

 - 적격 판매자

 

 

# 입찰(조달) 문서의 종류

 - RFI; Request for information(정보 요청서): 구매할 재화와 서비스에 대한 추가 정보를 공급자에게 요청할 때 사용

 - RFQ; Request for quotation(견적 요청서): 판매업체가 요구사항을 충족할 방법 또는 소요될 원가에 대한 추가정보가 필요할 때 사용

 - RFP; Request for proposal(제안 요청서): 내용과 기간, 판매자 응찰서에 관한 엄격한 조달규칙 명시

 - IFB; Invitation for BID

 - Tender Notice

 

→ 수요자는 유력한 공급자가 정확하고 완벽한 답변서를 작성할 수 있도록 지원하며, 공급자의 답변을 쉽게 평가할 수 있도록 구성해야 함

 

 

# 조달작업 기술서(procurement SOW; Statement of work)

: 계약 하에서 완료해야 할 작업 기술

: 계약되기 전까지 개정 가능

: 프로젝트 번위기준선을 기초로 개발

: 포함되는 항목

 - 사양, 원하는 수량, 품질수준, 성과보고, 이행기간, 작업위치, 사후 프로젝트 운영지원 및 기타 요구사항

 

 

# 독자적 원가 산정치(독립 산정치, Independent Cost Estimates)

: 조달 조직이 제안된 응찰에 대한 기준값(benchmark)으로 사용할 산정치

: 조달 조직이 자체적으로 산정해 볼 수도 있으며, 외부 전문가에게 의뢰할 수도 있음

: 산정치 간 큰 차이가 있는 경우는 조달작업 기술서가 미흡하거나 불명확한 경우이거나, 응찰하는 판매자들이 조달작업 기술서를 잘못 이해했거나 응찰능력이 부족한 것일 수 있음

 

 

# 공급자 선정 기준(Source Selection Criteria)

: 제안서의 등급이나 점수를 매기는 데 사용되는 평가기준

: 일반적으로 조달 문서에 포함되어 있으며, 프로젝트의 성공을 위해 구매자가 중요하다고 생각되는 항목이 포함되어 있음

: 쉽게 조달 품목을 구할 수 있는 경우 선정기준을 구매가격으로 제안할 수도 있음

: 포함되는 사항

 - 역량 및 능력(요구조건 이해도)

 - 제품원가 및 생애주기원가

 - 인도일

 - 기술적 전문성 및 접근성

 - 전문적인 관련경험

 - 제안된 접근법의 적합성 및 SOW에 일치하는 작업계획서

 - 핵심 인력의 자격, 활용가능성 및 유능함

 - 회사의 재무적 안정성

 - 관리경험(관리성과)

 - 지식이전 프로그램의 적합성

 

 

12.2

# 입찰자 회의(bidder conference)

: 제안서 혹은 입찰서를 제출하기에 앞서 모든 유력한 판매자와 구매자가 참석하는 회의

 = contractor conference, vender conference, pre-bid conference

: 목적

 - 모든 유력한 판매자가 조달사항에 대해 명확히, 공통적인 이해를 할 수 있도록 만들고, 특혜를 받는 입찰자가 없도록 하기 위함

 

 

12.3

# 조달 감사 vs 검사

조달 감사	조달 검사
조달 프로세스에 대한 구조화된 검토 (감사 관련 권한 및 의무는 조달계약서에 기술)	계약자에 의해 수행된 작업에 대한 구조화된 검토 (인도물 단순검토 or 작업 그 자체에 대한 물리적 검토)
조달관리 계획수립부터 조달 통제에 이르는 모든 조달 프로세스들을 체계적으로 검토	건설/ENG/인프라 프로젝트에서 검사는 구매자와 판매자의 상호검토(walk-through)로 이루어짐
목표: 성공·실패를 파악하여, 현재 프로젝트 혹은 수행조직 내 다른 프로젝트에 대한 다른 조달계약 준비 및 관리에 활용하기 위함

 

 

# 협약 변경 또는 계약 해지 방법

: 협약의 변경통제 조항에 따라 상호 합의에 의해 계약해지 전 언제든지 협약을 개정할 수 있음

: 협약변경절차는 협약서에 기술되어 있음

 

 

# 클레임 행정관리

: 업무나 자재변경에 대해 수요자와 공급자가 합의하지 못하는 경우 혹은 변경의 보상금액이 다른 경우 수행

: 클레임은 공급자와 수요자가 협상을 통해 해결하며, 잘 안될 경우 프로젝트 팀이 계약서에 정의된 절차에 따라 분쟁조정 수행

 

 

# 조달 종료 방법

: 구매자는 계약이 완료되었음을 알리는 공식적은 통지서를 판매자에게 전달

: 공식적인 조달 종료 요구사항은 일반적으로 계약서 약관에 정의되며, 조달관리계획서에 포함되어 있음

 

 

# 판매자 성과평가서(Seller performance evaluation document)

: 구매자가 작성하며, 현재 계약 상 작업수행을 지속할 판매자의 역량을 문서화하고, 향후 프로젝트에 참여자격 여부 또는 현재 수행중이거나 과거에 수행한 프로젝트 작업성과에 매겨진 등급 기술